エクセル365の自動保存にOneDriveが便利

エクセルを使っていて、ブレーカーが突然落ちて、今まで作業したものが、あっさりと消えてしまった経験がある人はいらっしゃるかもしれません。私もその一人です。ノートパソコンならバッテリーが停電から守ってくれますが、デスクトップパソコンは停電対策用のバッテリーでも繋いておかない限りは、完全にシャットダウンしてしまいます。

そんな時に便利なのがOneDriveやSharePoint Onlineに好きな時間間隔で保存できる自動保存という機能です。

マイクロソフトのサイトに掲載されていた自動保存についての記事を引用いたします。

自動保存とは

Excel for Office 365 Word for Office 365 その他…
自動保存
“早めに保存、頻繁に保存” は、いまや過去の話です。数秒ごとに保存する自動保存機能があるため、このような操作は必要ありません。

自動保存は、ファイルが、OneDrive、OneDrive for Business、または SharePoint Online に保存されているときに有効になります。自動保存は、作業中にクラウドに加えた変更を自動的に保存します。また、他のユーザーが同じファイルで作業している場合、自動保存により、他のユーザーは加えられた変更を数秒で確認できます。

参照元:マイクロソフト公式サイト「自動保存とは」
URL:https://support.office.com/ja-jp/article/自動保存とは-6d6bd723-ebfd-4e40-b5f6-ae6e8088f7a5

このように、OneDrive、OneDrive for Business、SharePointに保存を一度行うと、次からは設定した時間の間隔で自動的に保存されます。

幸いにも、OneDriveはWindows10やWindows8.1には標準で付いています。Windows7でもOneDrive用ソフトウェアをインストールすれば使えます。5ギガバイトまで無料で使うことができます。

この機能が使えるのはエクセル365というマイクロソフトから車のリースのような形で受けられるサブスクリプションサービスです。サブスクリプションとは、マイクロソフトが月払い、年払いでユーザーに直接直販する機能といっても良いかもしれません。よく、マイクロソフトが提供する、企業向けマイクロソフト直販機能を解約する場合にサブスクリプションのキャンセルと言ったりします。以下はサブスクリプションについての引用です。

サブスクリプションとはビジネスモデルの一種で、顧客がサービスや商品の利用期間に応じて料金を支払う方式を指します。

参照サイト:サブスクリプションとは?ビジネスモデル、成功させるためのポイントを解説 | 株式会社Emotion Tech(エモーションテック)

URL:https://www.emotion-tech.co.jp/resource/2018/what_is_subscription_model

自動保存は、現在のところこのマイクロソフト直販機能であるエクセル365(Office365)でしか使えません。と思っていたら、エクセル2016でも自動保存が可能になったという記事を見かけました。

参照記事「ExcelとPowerPointに自動保存機能が追加されました。」
参照記事URL:https://www.ka-net.org/blog/?p=9054

下記は、マイクロソフト公式サイトからのエクセル365を含むOffice365についての記事の引用です。

Office 365 は、 Microsoft から最新ツールを常にご提供するサブスクリプション サービスです。 家庭や個人で使用するだけでなく、中小企業、大企業、学校、および非営利団体向けの Office 365 プランがあります。 … サブスクリプションの支払いを毎月または毎年から選ぶことができます。

URL:https://support.office.com/ja-jp/article/office-365-と-office-2019-の違いは何ですか%E3%80%82-ed447ebf-6060-46f9-9e90-a239bd27eb96

私のパソコンは、購入した時に1年間の期限付きでOffice365が付いてました。1年を過ぎるとOffice2016になります。パソコンを購入してから4年以上たっているので期限はとっくに切れていたのですが、誤ってパソコンをリカバリー(パソコンを買った時の状態に戻す作業)をしてしまったら、再びOffice365が使えるようになりました。使用期限のデーターが初期化したことで消えてしまったようです。

Office365は支払いを続けている限りは使えます。この点が、従来からあるOffice2016や2013との違いです。Office2016はパソコンに付属している場合や別途、購入しますが、購入時のみ料金を支払えば後はサポート終了まで、お金を払うことなく使うことができます。

車で言えば、一括払いで購入するようなものです。

これとは違ってOffice365は使っている限りお金を支払い続けなければならない、車で言えばリースしているようなもので、支払いが止まれば、それ以降は使うことができないものです。

この点はマイクロソフトにとっては大きな旨味です。継続してお金が入ってきます。

ユーザーにとっても、製品版のOffice2019を購入するには、Microsoft Office Personal 2019 (最新 永続版)|オンラインコード版|Windows10|PC2台 (PC Download)
マイクロソフト
¥ 29,252
ほど一括でかかります。(アマゾン調べ)

まとまったお金がある人は、いいのですが一括でそんなに払えない場合には、月々1300円程度払えばOffice365が使えるのでお手軽に使い始めることができます。

製品版(一括払いのエクセル)はマイクロソフトのサポートがいずれ切れるのですが、減価償却費を考えてみても、やはり一括購入版の方がトータルで安く使えると思います。

Office365はいわばリースですから、購入版に比べると、ランニングコストが高くなると思います。ただし、いつも最新版を使うことができ、初回にまとまったお金は必要なく1か月単位の契約の場合は、気に入らなければ次の月から解約して製品版のOfficeもしくは、他社のOffice類似品などを使うことができます。

Office365は販売店を通さずにマイクロソフトが直接ユーザーに提供するもので利益率も高いと思います。それゆえマイクロソフトはあえて自動保存機能を365に限ってつけたような気がします。

私も、初めからパソコンについていたOffice2016を、Office365の期限が切れる一年後には使うと思います。初めからOffice2016がついていたのですから、毎月1,274円も払わなくて済みます(月額払いの場合)

下記画像はOfficeの家庭向けラインナップです。三つ記載されている一番左の製品が365です。この他法人向けもあります。

下記画像のページのURL:https://products.office.com/ja-jp/compare-all-microsoft-office-products?tab=1

家庭向けOffice365 solo(オフィス365・ソロ)価格は年払い12,744円(月払い1,274円)

現在1年間有効のエクセル365を使っていて、特に仕事でエクセルは多用することから自動保存機能は是非欲しいところですが。

他にOffice365の利便性として挙げられるのは、これは一般的ではないかもしれませんが、エクセルのマクロ(エクセル単体の機能の一つで、Visual Basic(ビジュアル・ベーシック)というものでプログラムを組んで、繰り返し作業などを自動化して行わせることができるもの)がエクセル2016では作ったマクロが古くて動作しなかったのが365にしたら再び動作したことです。

マクロをエクセル2016用にバージョンアップすればよいのですが、ずいぶんマクロを忘れてしまっていたのと、毎月仕事で使っていてその時は作り直している暇がなかったので、別途エクセル2013を購入してインストールしました。そうしたらまたその古いマクロが動くようになりました。

最新版のマクロの書籍を購入したのですがまだ読んでおりませんでした。

購入版のOfficeにするか、月々払いのOffice365にするか、やはりそのあたりがOfficeの使用状況や予算、そして常に最新版を必要としているかなどで違ってくると思います。

自動保存機能は使いたいのは山々ですが、今は元々パソコン購入時に付属していたOffice2016と別途購入したOffice2013もあるので、それらのサポート期限が切れるまでは、それらを使いたいと思います。

Office 2013のメインサポートは2018年4月10日までですが、延長サポートが2023年4月11日まであります。

Office 2016のメインサポートは2020年10月13日で延長サポートが2025年10月14日まであります。

参照元:マイクロソフト公式サイト「Office にはサポート期限があります! 2017年10月10日(火)、Office 2007 の 延長サポートが終了します。余裕をもったご準備を。」

URL:https://www.microsoft.com/ja-jp/office/2007/end-of-support/office.aspx

マイクロソフトOffice(オフィス)のサポート期間
マイクロソフトOffice(オフィス)のサポート期間

現時点(2019年3月2日)でOffice2013の場合は、あと4年、Office2016の場合はあと6年半ほどサポート期間があります。

現在は再びOffice365が使えてますが、1年間の有効期限が切れたら、Office2016もしくは2013を使いたいと思います。それまでに、仕事で使っているマクロをエクセル2016に対応させなければ…

以上、本日はOffice365のことを書かせていただきました。

お付き合いくださってありがとうございました。

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